När kan jag slänga underlag på papper?

Kvitton, fakturor och andra bokföringsunderlag ska sparas i flera år. Men sedan reglerna ändrades har det blivit betydligt enklare att göra det digitalt.

Sedan den 1 juli 2024 behöver företag inte längre spara ett pappersoriginal efter att informationen har digitaliserats på ett korrekt sätt.

Det betyder till exempel att ett papperskvitto kan fotograferas eller skannas in i bokföringsprogrammet och därefter kastas. Samma princip gäller för exempelvis fakturor och andra handlingar som innehåller räkenskapsinformation.

Sju år gäller fortfarande

Det som har förändrats är alltså inte hur länge bokföringen ska sparas.

Räkenskapsinformation ska som huvudregel fortfarande bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Skillnaden är att du inte längre behöver behålla både den digitala versionen och pappersoriginalet under en del av arkiveringstiden.

Kan jag kasta kvittot direkt?

Ja, men först när informationen har överförts på ett säkert sätt.

Om du exempelvis fotograferar ett kvitto måste den digitala versionen innehålla informationen från originalet och sparas på ett sätt där det inte finns risk för att informationen förändras eller försvinner.

När det är gjort behöver papperskvittot inte sparas.

Har du redan äldre papperskvitton och fakturor som tidigare har digitaliserats korrekt gäller de nya reglerna även för dem. Du behöver alltså inte behålla originalet bara för att digitaliseringen gjordes före regeländringen.

Digitalt från början?

Får företaget en faktura eller ett annat bokföringsunderlag digitalt är utgångspunkten att den elektroniska handlingen ska bevaras i det format och med det innehåll den hade när företaget tog emot den.

Det är därför fortfarande viktigt att ha ordning på var företagets digitala underlag sparas. Att något en gång har kommit via epost betyder inte att man kan radera det och utgå från att det går att hitta igen senare.

Vad betyder det här i praktiken?

Vi tycker att Fortnox app är en väldigt bra lösning för de underlag som skickats in och sparats i Fortnox är redan digitalt arkiverade. Du kan då slänga papperskvittot eller pappersfakturan när underlaget är inskickat och sparat.

Äldre pappersunderlag kan också rensas. Har du sparat pappersunderlag från tidigare år och dessa är korrekt digitaliserade och arkiverade i bokföringen behöver du inte fortsätta spara pappersoriginalen.

Vissa dokument rekommenderar vi fortfarande att du sparar på papper. Det kan exempelvis vara försäkringsbrev, signerade årsredovisningar, registreringsbevis och annan viktig bolagsdokumentation.